Test the hybrid archive and launch the ERMS?

Questo articolo è un 'case report', che intende descrivere l'esperienza di razionalizzazione compiuta sulla documentazione ibrida – metà cartacea e metà elettronica – sedimentatasi nell'arco di quasi trent'anni in un ufficio bancario molto particolare, quale è l'Archivio storico del Gruppo Intesa Sanpaolo. Si tratta dei documenti gestionali, comuni a qualsiasi ufficio amministrativo, ma anche dei numerosissimi file catalografici e informativi interni, riconducibili alle attività del team di lavoro. Non si considerano invece gli inventari definitivi, che sono pubblicati sulla banca dati xDams. Il progetto comprendeva, attraverso l'analisi dei documenti elettronici creati dall'ufficio, il riesame delle procedure e dei flussi di lavoro, per giungere alla ridefinizione delle funzioni e all'ammodernamento del modo di lavorare dell'ufficio. La descrizione di quanto è avvenuto potrà essere dunque utile a qualunque ufficio amministrativo.

Nel preparare l'impostazione di questo impegnativo progetto è stata vagliata la dottrina sui temi dell'organizzazione e della gestione delle risorse digitali. A fianco dei testi universitari, era importante, soprattutto, approfondire le metodologie di lavoro già applicate da altri leggendo linee guida, articoli, policies e case studies. Il lavoro poi si è articolato in diverse fasi riassumibili nel contatto e nel confronto diretto con i membri dello staff, nell'analisi attenta e puntigliosa di tutte le tipologie di documenti creati e i loro formati, dello studio dei documenti doppi e dei documenti non definitivi (come minute, bozze, semi-lavorati), nel confronto con l'archivio cartaceo e la convivenza di questo con l'archivio ibrido e nell'architettura finale di un nuovo sistema di gestione e di un albero di rete dedicato. [Testo dell'editore].

This article is a 'case report' which describes the rationalization experience accomplished on hybrid documentation - half paper and half electronic – built up over nearly thirty years in a very unique bank office such as the Historical Archives of Intesa Sanpaolo Group. It comprises not only management documents, common to any administrative organization, but also many cataloguing and internal information files, related to the working team activities. Definitive inventories were not included in the plan, as they are stored in the xDams database. Through the analysis of office-produced electronic documents, the project entailed the review of procedures and workflows, which lead to functions redefinition and a modernization of the office working habits.

The description of what happened will therefore be useful to any administrative office. To prepare the basis of this challenging project we scrutinized studies on organization issues and digital resources management. Alongside university textbooks, it was above all important to study working methods already applied elsewhere by reading guidelines, articles, policies and case studies. At that point, work was divided into several phases, which can be summarized in: on-going dialogue with staff members, careful and meticulous analysis of all kind of documents and their application software, the study, selection and retention of duplicate or not definitive documents (such as minutes, drafts, semi-finished studies), the comparison between paper and hybrid archives and their coexistence, and finally the reaching of a new and definitive management system and a related tree network. [Publisher's Text].